Dưới đây là tổng hợp những từ vựng tiếng Anh mà bạn nên biết để có thể nắm được quy trình của các buổi họp hoặc hội nghị cũng như chủ động biết được mình nên làm những gì.

1. Calling a meeting - tổ chức và chủ trì một cuộc họp

Khi bạn cảm thấy các thành viên của công ty, phòng ban cần phải ngồi lại cùng thảo luận về một số vấn đề, bạn sẽ phải “call a meeting” (tổ chức một cuộc họp) hoặc nếu “be called to a meeting” nếu bạn là cấp dưới và được gọi đi họp do đồng nghiệp hay cấp trên yêu cầu. Những thông tin cần phải đề cập đến trong yêu cầu họp bao gồm: thời gian (ngày, giờ), địa điểm, mục đích và nội dung cuộc họp.

Trong trường hợp cuộc họp có nhiều chủ đề, người chủ tọa cần gửi danh sách những vấn đề sẽ thảo luận để mọi thành viên tham gia có thể chủ động chuẩn bị những nội dung cần thiết. Nếu chủ tọa muốn có thêm người “ have the floor” (chủ trì một phần nội dung trong buổi họp hoặc cung cấp thông tin cụ thể) thì cần phải thông báo trước cho người đó.

2. Writing an agenda - chuẩn bị chủ đề thảo luận

Một trong những vấn đề được coi là rất phổ biến ở các cuộc họp đó là quá thời gian so với dự kiến ban đầu. Việc kéo dài cuộc họp không chỉ khiến người tham gia dễ xao nhãng mà còn có thể dẫn đến nhiều tốn kém phát sinh cho công ty. Vì vậy, người chịu trách nhiệm với buổi họp cần vạch ra nội dụng rõ ràng, đặt giới hạn thời gian cho mỗi chủ đề và theo sát với kế hoạch ban đầu, chủ động trong việc “get back on track” (quay lại vấn đề chính) để có thể điều khiển cuộc họp hiệu quả.

3. Allocating roles - chỉ định nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên

Người chủ trì cuộc họp cần phân chia các đầu công việc một cách cụ thể và rõ ràng cho các thành viên khác để hỗ trợ cuộc họp đạt được hiệu quả bao gồm: thư kí ghi chép nội dung cuộc họp, kiểm soát danh sách người tham gia, công tác hậu cần, người chịu trách nhiệm quản lý tài liệu cho từng chủ đề…..

4. Taking the minutes - thư kí ghi chép cuộc họp

Công việc này bao gồm các việc như quản lý danh sách người tham gia, ghi chép nội dung chi tiết cuộc họp. Thông thường, người làm vai trò thư kí sẽ không phải là một phần của cuộc thảo luận.

5. Opening a meeting - Bắt đầu cuộc họp

Vài phút đầu tiên trước khi chính thức bước vào cuộc họp thường được dành ra để nói về những vấn đề không quan trọng hoặc không ảnh hưởng tới nội dung chính, lúc mọi người còn chưa đến đầy đủ, sẽ giúp bầu không khí trở nên thoải mái và dễ chịu hơn. Khi các thành viên đã đến, người chủ trì cuộc họp nên có lời chào và cảm ơn những người tham gia. Trong trường hợp có người mới, người chủ trì cũng nên giới thiệu họ.

6. Following the agenda - bám sát lịch trình

Ban tổ chức nên cung cấp cho người tham gia lịch trình của buổi họp, giúp họ có thể dễ dàng theo dõi nội dung để biết được đang thảo luận những vấn đề gì và chương trình hiện đang diễn ra đến đâu.

7. Watching the time - để ý thời gian

Như đã nói, thời gian thường là vấn đề bị than phiền rất nhiều ở các buổi họp. Để buổi họp diễn ra thành công, thời điểm bắt đầu và kết thúc cần phải đúng với dự kiến ban đầu và phải giải quyết được những đề mục đã đặt ra theo lịch trình.

8. Asking for/ Offering suggestion or feedback - chủ động đóng góp ý kiến

Các thành viên của buổi họp thường được yêu cầu tham gia đóng góp ý kiến, bình luận hay đưa gợi ý, phản hồi, giải pháp hoặc đặt câu hỏi về các vấn đề.

9. Asking for clarification - yêu cầu được giải thích rõ những điểm chưa hiểu.

Đây là việc cần thiết giúp người tham dự có thể nắm bắt được chính xác thông tin và yêu cầu đặt ra của cuộc họp. Thay vì bỏ qua những chi tiết chưa hiểu rõ, đặt câu hỏi để chắc chắn mình “on the same page” (hiểu) vấn đề.

Đây là điều cần thiết để nắm bắt chính xác thông tin và yêu cầu đặt ra từ cuộc họp. Thay vì bỏ qua chi tiết chưa hiểu, hãy đặt câu hỏi để chắn chắn mình "on the same page" (hiểu) vấn đề bởi chuyện này có thể ảnh hưởng tới bản thân.

10. Bring the meeting to a close - kết thúc cuộc họp

Khi mọi vấn đề đặt ra đã được giải quyết, người chủ trì sẽ bế mạc cuộc họp. Nếu thời gian vượt quá hạn mức cho phép, tùy vào tình hình mà có thể bỏ qua hoặc chỉ thảo luận sơ lược về những chủ đề ít quan trọng hơn, chỉ tập trung vào vấn đề chính.

KẾT LUẬN

Trên đây là các cụm từ tiếng Anh tương ứng với từng giai đoạn nhỏ trong một cuộc họp, buổi hội thảo hay hội nghị. Hy vọng bài viết sẽ là tư liệu hữu ích giúp việc giao tiếp tiếng Anh tại văn phòng, công sở của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!

Bài viết cùng chuyên mục
(*) Mọi thắc mắc, bạn vui lòng để lại lời nhắn.
Cảm ơn bạn đã bình luận. Bình luận của bạn sẽ được chúng tôi kiểm duyệt trước khi đăng. Mời bạn tiếp tục thăm website
Nếu không thuộc các quy tắc phát âm đuôi S ở cuối một từ thì cách phát âm Tiếng Anh của chúng ta sẽ bị ...sai vô số kể. Vì vậy, bạn cần phải luyện ngay quy tắc này càng sớm càng tốt. Tiếng Anh giao tiếp 123 sẽ giới thiệu...
Trong từ vựng Tiếng Anh có rất nhiều thành ngữ được người bản xư sử dụng trong giao tiếp hàng ngày. Tiếng Anh giao tiếp 123 sẽ giới thiệu đến các bạn 50 câu tục ngữ hay được sử dụng nhất trong giao tiếp Tiếng Anh
Trong ngữ pháp Tiếng Anh, từ “ Use” có cách sử dụng rất đa dạng, phụ thuộc vào nghĩa của câu và các từ liên quan trong câu. Tiếng Anh giao tiếp 123 sẽ giới thiệu đến các bạn cách sử dụng Use to, Get used to và Be used to
Rất nhiều người gặp khó khăn trong việc phát âm tiếng Anh chuẩn các từ có đuôi s – es – ed. Trong bài này, Tiếng Anh giao tiếp 123 sẽ đưa đến một số “ bí kíp” để có thể luyện tập phát âm chuẩn tiếng Anh với các từ có...
Đi du lịch là cơ hội tuyệt vời để chúng ta tận cảm giác thoải mái, thư giãn sau một thời gian làm việc và học tập, đặc biệt là du lịch nước ngoài. Tiếng Anh giao tiếp 123 sẽ giới thiệu đến các bạn những mẫu câu đàm thoại...
Trong kỳ thi IELTS Speaking, bạn có thể sẽ bị giám khảo hỏi về diện mạo của con người. Những câu hỏi này sẽ bao gồm từ việc miêu tả ngoại hình, đường nét trên cơ thể họ cũng như quần áo mà họ hay mặc
Tầm quan trọng của tiếng anh như thế nào chắc các bạn đều cũng đã biết, vấn đề này minh sẽ không nhắc lại nữa. Dưới đây mình sẽ chia sẻ với các bạn bí quyết tự học tiếng anh hiệu quả. Chuyện học tiếng anh giỏi, nhiều bạn...
Bạn đang muốn nâng brand điểm IELTS của mình lên mức trên 6.5 ? Hãy làm theo hướng dẫn này, chắc chắn brand điểm của bạn sẽ tăng.
Chắc hẳn rất nhiều bạn đang đau đầu trong việc suy nghĩ xem phải học phát âm thế nào cho chính xác. Sau đây là một số bí quyết mà EL Academy muốn gửi tới các bạn
Trong 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết thì kỹ năng nghe là thụ động nhất. Bởi vậy đối với những người mới bắt đầu học tiếng anh thì việc cải thiện khả năng nghe trong giao tiếp là vô cùng quan trọng
Trong kỳ thi IELTS Speaking, bạn có thể sẽ bị giám khảo hỏi về diện mạo của con người. Những câu hỏi này sẽ bao gồm từ việc miêu tả ngoại hình, đường nét trên cơ thể họ cũng như quần áo mà họ hay mặc
Tầm quan trọng của tiếng anh như thế nào chắc các bạn đều cũng đã biết, vấn đề này minh sẽ không nhắc lại nữa. Dưới đây mình sẽ chia sẻ với các bạn bí quyết tự học tiếng anh hiệu quả. Chuyện học tiếng anh giỏi, nhiều bạn...
Bạn đang muốn nâng brand điểm IELTS của mình lên mức trên 6.5 ? Hãy làm theo hướng dẫn này, chắc chắn brand điểm của bạn sẽ tăng.
Chắc hẳn rất nhiều bạn đang đau đầu trong việc suy nghĩ xem phải học phát âm thế nào cho chính xác. Sau đây là một số bí quyết mà EL Academy muốn gửi tới các bạn
Trong 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết thì kỹ năng nghe là thụ động nhất. Bởi vậy đối với những người mới bắt đầu học tiếng anh thì việc cải thiện khả năng nghe trong giao tiếp là vô cùng quan trọng

Đăng ký nhận email từ các chuyên gia IELTS 8.5 của Học viện Anh ngữ EL sẽ giúp bạn cải thiện trình độ IELTS hàng tuần

Bạn sẽ có được:

- 1. Tài liệu, ebook về IELTS sát từng level, trình độ

- 2. Chia sẻ phương pháp, kinh nghiệm học IELTS hiệu quả

- 3. Các tips luyện thi IELTS: 30 tips cho writing 7.0+, 25 tips cho speaking 7.0+, 40 kỹ thuật cho reading 9.0, 10 kỹ thuật cho listening 8.0...

- 4. Tổng hợp bộ đề thi IELTS qua các năm kèm theo hướng dẫn giải đề

- 5. Coaching - giải quyết những vấn đề khó khăn khi bạn học IELTS…





(Bạn vui lòng check email & kích hoạt đăng ký)